The 2022 ICFP Participation Agreement

See the full participant agreement in English and French below.
All participants in the 2022 ICFP signed this agreement upon registration registration portal.

JOHNS HOPKINS UNIVERSITY

2022 INTERNATIONAL CONFERENCE ON FAMILY PLANNING PARTICIPANT AGREEMENT

Please read the following Participant Agreement (“Agreement”).

*Note: Traduction française ci-dessous.*

TERMS AND CONDITIONS:

TERMS OF PARTICIPATION

I acknowledge and agree that I am participating voluntarily in the International Conference on Family Planning (ICFP) and potentially its pre-conference events, site visits, and side events, between 12-17 November 2022 hosted by Johns Hopkins University (JHU) on behalf of its Bloomberg School of Public Health, Bill & Melinda Gates Institute for Population and Reproductive Health (“Institute”).

I acknowledge and agree that the Institute has the right under this Agreement to terminate my participation in the ICFP at any time for any reason

NON-DISCRIMINATION AND ANTI-HARASSMENT STATEMENT

The organizers, co-hosts, and 2022 ICFP Core Organizing Group partners of the ICFP are committed to the principles of diversity, equity, and inclusion. By registering to attend the ICFP, I acknowledge and understand that discrimination and harassment based on any protected characteristic, which includes sex, gender, marital status, pregnancy, race, color, ethnicity, national origin, immigration status, age, disability, religion, sexual orientation, gender identity or expression, military status, veteran status, or other legally protected characteristic, is prohibited in any ICFP activity. I commit to treating everyone with dignity and respect. This includes not engaging in any form of sexual, emotional, verbal or physical harassment, even in “jest”. I acknowledge and understand that sexual misconduct of any kind, including sexual harassment and sexual assault, is prohibited in any ICFP activity. A reporting mechanism for inappropriate behavior and/or allegations will be made available to attendees during the conference. This commitment applies to all participants in all settings and locations in which ICFP work and activities are conducted, including committee meetings, workshops, conferences, virtual sessions/webinars, online chat/Q&A features, and other work and social functions where attendees, employees, volunteers, sponsors, vendors, or guests are present. I further acknowledge and understand that my participation in the ICFP can be limited or terminated, without reimbursement, and at the sole discretion of the ICFP 2022 International Steering Committee Secretariat should I exhibit discriminatory or harassing conduct or sexual misconduct during the course of or related to the ICFP, including in all settings and locations in which ICFP work and activities are conducted.

Recognizing that power imbalances between attendees may exist or be perceived to exist due to gender, age, professional position, cultural differences, or other factors, I further commit to:

• Being aware of the existence of or potential for power imbalances in my interactions with others within this context.
• Setting an example that I wish others at this event to follow.
• Avoiding situations that are, or could be seen as, inappropriate or threatening, such as following or engaging with another participant, especially young people and women, in/near their hotel room, promising work-related or other benefits in exchange for personal favors or engagement, and/or other types of behavior not listed here.
• Not engaging in any physical, verbal and/or sexual behavior that is, or could be seen as, inappropriate or threatening.

ACKNOWLEDGEMENT OF THE RISKS OF COVID-19

I acknowledge the contagious nature of COVID-19 and voluntarily assume the risk that I may be exposed to or infected by COVID-19 by attending the ICFP, and that such exposure or infection may result in personal injury, illness, permanent disability, and/or death. I freely acknowledge , understand and realize that the risk of becoming exposed to or infected by COVID-19 at the ICFP may result from the actions, omissions, or negligence of myself and others, including, but not limited to, ICFP’s employees, volunteers, co-hosts, sponsors, partners, vendors, attendees, and the Royal Cliff Hotels Group and Pattaya Exhibition and Convention Hall (PEACH), and fully assume and accept all known and unknown risks of such activity. Furthermore, I voluntarily agree to assume all of the foregoing risks and accept sole responsibility for any injury to me (including, but not limited to, personal injury, disability, and death), illness, damage, loss, claim, liability, or expense, of any kind, that I may experience or incur in connection with my attendance at the ICFP (“Claims”). I hereby release , covenants not to sue, discharge , and hold harmless JHU, the Institute, its parent, its affiliates, its franchisor and its and their respective managers, officers, directors, members, employees, agents, representatives, successors and assigns (“Releasees”), of and from the Claims, including, without limitation, all liabilities, claims, actions, damages, costs or expenses of any kind arising out of or relating thereto. I understand and agree that this release includes any Claims based on the actions, omissions, or negligence of any Releasee, whether a COVID-19 infection occurs before, during, or after participation in the ICFP. Participant agrees to voluntarily give up or waive any right that Participant otherwise has to bring legal action against any Releasee for personal injury or property damage.

I attest that:

• I will not attend ICFP on 12-17 November, 2022 if I am experiencing any symptom of illness such as high temperature, a new continuous cough or a loss or change to sense of smell or taste.
• I will not attend ICFP on 12-17 November, 2022 if I have been exposed to someone with a suspected and/or confirmed case of the Coronavirus/COVID-19 in the previous 14 days.
• I will not attend ICFP on 12-17 November, 2022, if I have been diagnosed with Coronavirus/COVID-19 in the previous 14 days.
• I will follow the local and/or national public health authority recommended guidelines, as well as any guidelines set forth by the International Conference on Family Planning as much as possible and limit my exposure to the Coronavirus/COVID-19 in the 1-day period before participating in ICFP on 12-17 November, 2022.

IMAGES OF PARTICIPANT

I acknowledge and agree that, by virtue of participation in the ICFP, recorded audio and/or video footage, photographs, or other images of my likeness may be made or obtained by the Institute. I grant to the Institute all rights to recorded audio and/or video footage, photographs, or other images of my likeness for the perpetual, exclusive and unencumbered right to use, edit, reproduce, distribute, telecast, publish and otherwise exhibit worldwide, including excerpts, in any and all forms of media now known or hereafter devised. Further, JHU may syndicate or license this content on any platform in any of the above formats, with partners or platforms, present or in the future, of its choosing.

RELEASE AND INDEMNIFICATION

I hereby release and forever discharge JHU, its employees, agents and representatives from all actions, claims, or demands that I now have or may have against JHU and related to the ICFP, including but not limited to (a) any bodily injury, personal injury, illness, death, property damage, or loss that may result from participation in the ICFP, unless such injury, damage, or loss is caused directly by the gross negligence or willful misconduct of JHU, its employees, agents and representatives; and (b) libel, defamation, misappropriation, invasion of privacy or right of publicity, other similar claims related to the use of Participant’s name and likeness, or based upon any use of, or failure or omission to use, Participant’s name and likeness.

I agree to indemnify, defend and hold JHU, its employees, agents and representatives, harmless to the fullest extent permitted by law for, from, and against each and every claim, liability, loss, damage, and expense, including reasonable attorney fees, which may be made or brought against or incurred by JHU relating to or arising out of my participation in the ICFP, or my breach of this Agreement.

EQUIPMENT

If I am assigned equipment by JHU, conference co-host, professional conference organizer, event venue, or affiliate of either party, including but not limited to interpretation, computer, video, audio, I agree to return all equipment in good working condition. If damage to the equipment is a direct result of misuse or improper care by me, I will reimburse JHU (or the appropriate party), for the repair or replacement of the item. Equipment is issued for work purposes only. No personal use is allowed.

DISPUTE RESOLUTION

This Agreement shall be governed by and construed under the laws of the State of Maryland, United States of America, and any claim made under this Agreement shall be adjudicated in a court located in the State of Maryland, with all rights to a jury trial waived by both parties (excepting any conflict of law provisions which would serve to defeat application of Maryland substantive law). This Agreement embodies the entire agreement and understanding between JHU and Participant relating to the subject matters herein.

The provisions of this Agreement titled “Release and Indemnification,” “Images of Participant,” and “Governing Law” shall survive and continue after termination or expiration of this Agreement.

I hereby acknowledge that I have carefully read this Agreement and fully understand its contents. I further acknowledge that I have had sufficient opportunity to review this Agreement and seek legal advice if I have any questions or concerns.

En français :

UNIVERSITE DE JOHNS HOPKINS

CONFERENCE INTERNATIONALE SUR LA PLANIFICATION FAMILIALE ACCORD DU PARTICIPANT

Veuillez lire l’Accord du participant (« Accord) ci-dessous.

CONDITIONS GENERALES:

CONDITIONS DE PARTICIPATION

Je reconnais et déclare que je participe de mon plein gré à la Conférence Internationale sur la Planification Familiale (ICFP), et potentiellement ses pré-conférences, visites de terrain et événements satellites, entre le 12 et 17 novembre 2022, organisés par l’Université de Johns Hopkins (JHU) au nom de l’Institut Bill & Melinda Gates pour la Population et la Santé de la Reproduction (« Institut ») de l’École de Santé Publique Bloomberg. 5 Je reconnais et accepte que l’Institut a le droit, dans le cadre de cet Accord, de mettre fin à ma participation à l’ICFP à tout moment et pour toute raison.

DÉCLARATION D’ANTI-DISCRIMINATION ET ANTI-HARCELEMENT

Les organisateurs, co-organisateurs et partenaires du groupe central d’organisation de l’ICFP 2022 s’engagent à respecter les principes de diversité, diversité, équité et inclusion. En s’inscrivant à l’ICFP pour y assister, je reconnais et comprends que la discrimination et le harcèlement basés sur des caractéristiques protégées par la loi, comme le sexe, genre, statut conjugal, grossesse, origine ethnique, nationale ou d’autre type, couleur de peau, statut migratoire, âge, handicap, religion, orientation sexuelle, identité ou expression de genre, statut militaire, statut d’ancien combattant, ou autres caractéristiques protégées par la loi, sont interdits dans le cadre de toutes activités de l’ICFP. Je m’engage à traiter tout individu avec dignité et respect. Cela comprend ne pas être impliqué(e) dans toute forme de harcèlement sexuel, émotionnel, verbal ou physique, même par « plaisanterie ». Je reconnais et comprends que toute mauvaise conduite sexuelle, de quelque type que ce soit, y compris le harcèlement sexuel et l’agression sexuelle, est formellement interdite dans toutes les activités de l’ICFP. Un mécanisme de signalement et/ou de dépôt de plaintes contre les comportements inappropriés sera mis à disposition des participant(e)s de l’ICFP 2022 pendant la conférence. Cet engagement s’applique à tous et toutes les participant(e)s dans tous les endroits et lieux dans lesquels les activités et le travail de l’ICFP seront menés, y compris les réunions des comités, ateliers, conférences, sessions virtuelles/webinaires, chat/Q&R en ligne, et autres fonctions sociales et professionnelles où des participant(e)s, employé(e)s, volontaires, sponsors, prestataires ou invité(e)s sont présent(e)s. Je reconnais et comprends également que ma participation à l’ICFP peut se voir limitée ou interrompue, sans remboursement, et à la seule discrétion du Comité de pilotage international de l’ICFP 2022, en cas de comportement discriminatoire, de harcèlement ou de mauvaise conduite sexuelle au cours de la conférence ou en lien avec la conférence, y compris dans tous les endroits et lieux où le travail et les activités de l’ICFP sont menés.

Reconnaissant qu’il pourrait y avoir des relations de pouvoir inégales, ou des perceptions de relations inégales, entre les participant(e)s, en raison du genre, de l’âge, du poste professionnel, de différences culturelles ou d’autres facteurs, je m’engage aussi à :

• Être conscient(e) de l’existence, potentielle ou avérée, des relations de pouvoir inégales dans mes interactions avec d’autres personnes dans ce contexte.
• Montrer l’exemple en agissant comme j’aimerais que les autres agissent à cet événement.
• Éviter des situations qui sont, ou pourraient être vues comme inappropriées ou menaçantes, comme le fait de suivre ou de s’impliquer avec un ou une autre participant(e), particulièrement les jeunes participant(e)s et les femmes, dans/à proximité de leur chambre d’hôtel ; le fait de demander les coordonnées personnelles d’un ou d’une participant(e) en dehors du contexte professionnel ; 6 de promettre des bénéfices professionnels ou d’autre type en échange de faveurs personnelles ou d’implication personnelle ; et/ou autres types de comportements non mentionnés ici.
• Ne pas adopter ou prendre part à des comportements physiques, verbaux et/ou sexuels qui sont, ou pourraient être vus comme inappropriés ou menaçants.

RECONNAISSANCE DES RISQUES LIES A LA COVID-19

Je reconnais la nature contagieuse de la COVID-19 et prends de plein gré le risque d’être exposé(e) ou infecté(e) par la COVID-19 en assistant à l’ICFP, et je reconnais qu’une telle exposition ou infection pourrait donner lieu à des dommages corporels, maladie, handicap permanent et/ou décès. Je reconnais librement et comprends en pleine conscience que le risque d’exposition ou d’infection par la COVID-19 à l’ICFP pourrait résulter d’actions, omissions ou négligence de ma part et de celle d’autres personnes, y compris, mais sans s’y limiter, les employés, bénévoles, co-organisateurs, sponsors, partenaires, prestataires, participants de l’ICFP, le Groupe d’Hôtels Royal Cliff et le Centre de Convention et d’Exposition de Pattaya (PEACH), et assume et accepte pleinement tous les risques connus et inconnus de cette activité. De plus, j’accepte librement d’assumer tous les risques à venir et assume la pleine responsabilité de tout dommage dont je pourrais faire l’objet (y compris, mais sans s’y limiter, des dommages corporels, handicap et décès), maladie, pertes, plaintes, responsabilité légale ou dépenses, de tout type que ce soit (« Plaintes »), auxquels je pourrais faire face ou que je pourrais encourir en lien avec ma participation à l’ICFP. Par le présent accord, je décharge de toute responsabilité et m’engage à ne pas poursuivre en justice JHU, l’Institut, sa maison mère, ses affiliés, son franchiseur, et leurs directeurs, gestionnaires, agents, membres, employés, représentants, successeurs et assignés respectifs (« Déchargé(e)s »), pour aucune Plainte, y compris, mais sans s’y limiter, toutes responsabilités légales, plaintes, actions en justice, dommages et intérêts, coûts et dépenses de tout type émanant ou lié. Je comprends et accèpte que cette décharge comprend toute Plainte basée sur les actions, omissions ou négligences de tout Déchargé(e), qu’une infection COVID-19 ait lieu avant, pendant ou après ma participation à l’ICFP. En tant que participant(e), je renonce à mes droits de participant(e) de poursuivre en justice les Déchargé(e)s pour tout dommage corporel ou matériel.

J’atteste que :

• Je n’assisterai pas à l’ICFP du 12 au 17 novembre 2022 en cas de symptôme de la maladie COVID-19, par exemple, forte température, toux nouvelle ou continue, perte d’odorat ou changement de l’odorat ou du goût.
• Je n’assisterai pas à l’ICFP du 12 au 17 novembre 2922 en cas d’exposition à un cas suspecté et/ou confirmé de Coronavirus/COVID-19 dans les 14 derniers jours.
• Je n’assisterai pas à l’ICFP du 12 au 17 novembre 2922 en cas de diagnostic du Coronavirus/COVID-19 dans les 14 derniers jours.
• Je suivrai les lignes directives locales et/ou nationales recommandées par les autorités sanitaires publiques, ainsi que toutes recommandations établies par la Conférence Internationale sur la Planification Familiale, du mieux que possible et limiterai mon exposition au Coronavirus/COVID-19 pendant la journée précédant ma participation à l’ICFP du 12 au 17 novembre 2022.

IMAGES DU/DE LA PARTICIPANT(E)

Je reconnais et accepte qu’en vertu de ma participation à l’ICFP, des images, vidéos et enregistrements audio, photographies et autres images de ma personne pourraient être prises ou obtenues par l’Institut. J’octroie à l’Institut tous mes droits d’image, y compris les photographies, vidéos et/ou enregistrements audio, et lui confère le droit perpétuel, exclusif et sans contrainte d’utiliser, éditer, reproduire, distribuer, diffuser, publier et montrer de toute autre manière, partout dans le monde, y compris sous forme d’extraits, sous toute forme de média aujourd’hui connue ou à venir. De plus, JHU pourra publier ou accorder une licence d’utilisation de ce contenu sur toute plateforme dans tous les formats mentionnés ci-dessus, avec les partenaires ou les plateformes, présentes ou futures, de son choix.

DECHARGE ET INDEMNISATION

Je décharge par le présent Accord et pour toujours JHU, ses employés, agents et représentants de toute action, plainte ou procès actuel ou futur contre JHU en lien avec l’ICFP, y compris mais sans s’y limiter, contre (1) tout dommage corporel, personnel ou matériel, maladie, décès, ou perte qui pourrait résulter de ma participation à l’ICFP, sauf si de tels dommages ou pertes sont causés directement par la négligence grossière ou la mauvaise conduite délibérée de JHU, ses employés, agents et représentants ; et (b) accusation, diffamation, appropriation frauduleuse, invasion de la vie privée ou du droit de publicité, ou autres plaintes similaires liées à l’utilisation du nom et de l’image du/de la Participant(e), ou sur la base de toute utilisation, ou défaut ou omission d’utilisation, du nom et de l’image du/de la Participant(e).

J’accepte d’indemniser, défendre et tenir indemnes JHU, ses employés, agents et représentants, dans toute la mesure permise par la loi, pour, de et contre chaque et toute plainte, responsabilité légale, perte, dommage et dépense, y compris les frais d’avocat raisonnables qui pourraient être encourus ou portés contre JHU en lien ou en raison de ma participation à l’ICFP, ou de ma rupture du présent Accord.

EQUIPEMENT

Si de l’équipement m’est assigné par JHU, le co-organisateur de la conférence, un professionnel de l’événementiel, le site de la conférence ou un affilié d’une des parties, y compris, mais sans s’y limiter, de l’équipement audio, vidéo, d’interprétariat, ou informatique, j’accepte de remettre tous les équipements en bon état. Si l’endommagement d’équipements est le résultat direct de ma mauvaise utilisation ou de soins inappropriés de ma part, je rembourserai JHU (ou toute partie compétente), des 8 frais de réparation ou de remplacement de l’objet. L’équipement est remis à des fins professionnelles uniquement. Aucune utilisation personnelle n’est autorisée.

RESOLUTION DE LITIGES

Cet Accord sera gouverné et interprété par la loi de l’État du Maryland, aux États-Unis d’Amérique, et toute plainte émise sous cet Accord devra être adjudiquée dans un tribunal situé dans l’État du Maryland, les deux parties renonçant à leurs droits de procès avec jury (à l’exception de conflit entre dispositions légales qui empêcherait l’application de la loi substantielle du Maryland). Cet Accord incarne le plein entendement entre JHU et le/la Participant(e) concernant les sujets traités ici.

Les dispositions de cet Accord intitulées « Décharge et indemnisation », « Images du/de la Participant(e) » et « Résolution de litiges » survivront et continueront après le terme ou l’expiration de cet Accord. 

Je reconnais par la présente avoir lu attentivement le présent Accord et comprendre entièrement son contenu. Je reconnais aussi avoir eu l’occasion suffisante d’examiner cet Accord et d’obtenir des conseils légaux dans le cas où j’aurais eu des questions ou préoccupations.